Z początkiem lipca weszło w życie pięć nowych aktów wykonawczych do zmienionej ustawy o rehabilitacji. Niepokój pracodawców budzą zwłaszcza te dotyczące obowiązków sprawozdawczych

Od 1 lipca 2016 r. obowiązują przepisy, które znacząco zmieniły ustawę z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.). Tego dnia weszła w życie nie tylko ustawa nowelizująca (z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Dz.U. poz. 1886), lecz także nowe rozporządzenia wykonawcze dotyczące m.in. sprawozdawczości pracodawców wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). [ramka] Tak jak to bywało przy okazji zmian przepisów w poprzednich latach, również tym razem powodują one liczne wątpliwości i obawy pracodawców dotyczące w szczególności wypełniania nowych formularzy i zakresu ewidencji danych o ulgach.

 

● zamieszanie z dokumentami

 

Do obsługi elektronicznej sprawozdawczości w postaci informacji i deklaracji składanych do funduszu stworzony został specjalny system e-PFRON2. Wprowadzono go w związku z ustawowym obowiązkiem przesyłania ich na formularzach w formie dokumentu elektronicznego. System e-PFRON2 służy do składania deklaracji i informacji zarówno przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON, jak i z nich zwolnionych.

 

Nowe dokumenty sprawozdawcze już obowiązują, jednak PFRON do dnia wejścia w życie nowych przepisów nie dokonał wszystkich potrzebnych zmian w systemie informatycznym. Nie udało się zakończyć na czas prac dotyczących możliwości korygowania dokumentów za pośrednictwem tego systemu. W efekcie deklaracje i informacje korygujące za okresy sprawozdawcze do czerwca 2016 r. włącznie należy obecnie składać już zgodnie ze wzorami określonymi w nowych rozporządzeniach, ale w formie papierowej (to wyjątek od reguły, bo zarówno na gruncie poprzednio obowiązujących, jak i obecnych przepisów zasadą jest forma elektroniczna).

 

Ponadto dokumenty za okresy sprawozdawcze od lipca 2016 r. mają być dostępne w systemie e-PFRON2 dopiero od 31 lipca 2016 r. Na szczęście w tym przypadku pracodawcy mają czas na wysłanie takich formularzy (INF-1-u) do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawiono informacje o uldze. Jeśli więc taką informację wystawiono w lipcu, to INF-1-u należy przesłać do PFRON do 20 sierpnia br.

 

Pewnym utrudnieniem dla pracodawców może być też to, że – jak wynika z komunikatów w systemie e-PFRON – możliwość utworzenia dokumentu roboczego za bieżący okres sprawozdawczy zostanie czasowo wyłączona. Ponadto na nowych formularzach obowiązujących od 1 lipca 2016 r. nie będzie możliwości edycji i zmiany danych ewidencyjnych pracodawcy (zmiana nazwy, danych adresowych czy kontaktowych, numeru NIP/REGON). W celu ich modyfikacji należy wysłać poprzez system e-PFRON2 aktualizacyjną deklarację DEK-Z (dla pracodawcy zobowiązanego do wpłat na PFRON) albo informację INF-Z (dla zwolnionego z wpłat).

 

● brak wzoru ewidencji

 

Nowymi obowiązkami sprawozdawczymi obarczono od 1 lipca 2016 r. nie tylko nabywców ulg, lecz także pracodawców ich udzielających (tzw. sprzedający) – zarówno w stosunku do PFRON, jak i kontrahentów. Polegają one przede wszystkim na sporządzaniu – na formularzach według wzorów określonych nowymi przepisami – dwóch nowych informacji:

 

1) INF-U – o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (składana nabywcy przez sprzedającego) oraz

 

2) INF-1-u – o wystawionych informacjach o kwocie obniżenia (składana przez sprzedającego do PFRON).

 

Na pracodawców tych nałożony został również obowiązek prowadzenia ewidencji wystawionych informacji o wysokości udzielonych ulg. Należy w niej wykazywać dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od 1 lipca 2016 r. Ewidencja może być prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W tym pierwszym przypadku przed przystąpieniem do wypełniania dokumentu poszczególne karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane.

 

Pracodawcy już na etapie konsultacji projektu rozporządzenia wskazywali na zbyt szeroki zakres danych, które muszą się znaleźć w ewidencji. Argumentowali, że wynikają one już z poszczególnych informacji o kwocie ulgi i stanowiłyby tylko powtórzenie (np. data wystawienia i znak faktury, przychód ogółem, wynagrodzenia). Ustawodawca uwzględnił jednak jedynie część propozycji (zrezygnowano z podawania w ewidencji danych dotyczących przychodu, wynagrodzeń pracowników oraz stanu zatrudnienia ogółem oraz osób niepełnosprawnych). Niestety do rozporządzenia nie został też dodany wzór ewidencji, który z pewnością ułatwiłby jej sporządzanie, szczególnie w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów. Na etapie prac nad nowelizacją ustawy nie pomyślano bowiem o wprowadzeniu ustawowego upoważnienia do wydania rozporządzenia określającego wzór takiej ewidencji.

 

● długi okres przechowywania

 

Zgodnie z par. 7 rozporządzenia w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na PFRON ewidencja wystawionych informacji o kwocie ulgi ma być przechowywana w siedzibie sprzedającego przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje w niej uwidocznione. Z jednej strony wskazanie konkretnego terminu przechowywania ewidencji to dla pracodawców duża nowość. Z drugiej wątpliwości budzi jego długość, tym bardziej że udzielanie ulg nie ma charakteru pomocy publicznej według przepisów unijnych, gdzie faktycznie terminy dotyczące przechowywania danych o udzielonej pomocy są dłuższe.

 

źródło: www.popon.pl